Tugas Dasar Manajemen " Fungsi Pengawasan Manajemen "

Pengawasan dan Fungsi dalam Manajemen
      Pengawasan  adalah fungsai manajemen terakhir yang harus dilakukan.Denganya akan bisa diketahui hasil-hasil yang telah dicapai.Selain itu bisa mencegah kemungkinan-kemungkinan penyimpangan pada rencana yang telah dibuat.Menurut para ahli, George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.
Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.
Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.

      Di dalam pengawasan akan menghasilkan pengendalian, proses mengarahkan seperangkat variable atau unsure ( manusia, peralatan, mesin, organisasi ) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen. Pengendalian dan pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan.
Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan.
Fungsi Pengawasan yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.
Sistem Pengawasn Manajemen
Tahapan-tahapan proses pengawasan
       Menurut oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :
(a)    penetapan standar pelaksanaan
   Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu
(b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
    Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat
(c) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
     Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
(d)pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaanpenyimpangan-penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
(e) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
    Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
Sedangkan menurut Prof.Thantawi A.S,ada tiga tahap ;
·    Penetapan standar
     Menentukan standar akan mempermudah mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan.Sedang bentuk standar dibedakan dalam dua macam,kuantitatif dan kualitatif.
      Standar kuantitatif,standar yang dinyatakan didalam satuan-satuan tertentu.Misalnya jam kerja mesin,jam kerja tenaga langsung,satuan barang,ongkos,pendapatan,investasi, dan sebagainya.Sedang setandar kualitatif,pendapat umum (public opini),missal langganan,buruh, DSB.
·    Membandingkan kegiatan yan dilakukan dengan standar
        Langkah ini dilakukan untuk mengetahui seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi.
Melakukan tindaka koreksi
Langkah ini dilakukan untuk memperbaiki dan menyampurnakan segala kegiatan.Urutan-urutan kegitan yang hrus dilaksanakan dalam penggambilan tindakan koreksi,
-    Menghayati masalah-masalah yang dihayati
-    Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki kesalahan
-    Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut
-    Menentukan cara-cara untuk melakuakn koreksi yang tepat.

       Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan.
• Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)
Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.
• Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal.
• Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan-penyimpangan
• Pengambilan tindakan koreksi
Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
     Agar dapat melkukan tahapan-tahapan itu ada beberapa proses yang harus dipenuhi, Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:
1) Merumuskan hasil yang di inginkan
Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2) Menetapkan penunjuk hasil
Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:
• Pengukuran input
• Hasil pada tahap awal
• Gejala yang dihadapi
• Kondisi perubahan yang diasumsikan
3) Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.
5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.


Bentuk-bentuk pengawasn

1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

     Demikian peranan pegawasan dalam manajemen,tanpanya sebuah system tidak akan bisa bertahan.Karena, Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

Sumber : 
Sukarna,1992,Dasar-Dasar Manajemen,cetakan I,Mandar Maju,Bandung.

Thantawi,2009,Dasar-Dasar Manajemen,cetakan I,Satya Yuga,Malang.

2010,PENGAWASAN DALAM ORGANISASI, <http://pyia.wordpress.com/2010/01/03/tugas-teori-organisasi-umum/#comment-23\,Diakses 08-12-2010>

2010, MAKALAH MANAJEMEN TENTANG DASAR DAN TEKNIK PENGAWASAN (CONTROLING), http://www.bloggingbucks.info, Diakses 08-12-2010